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Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 3. November 2026

Diese Erklärung zeigt, welche personenbezogenen Daten inbox0 verarbeitet, warum, wie lange und welche Rechte du hast. Wir halten sie kurz und in einfachen Worten.

Wer wir sind

inbox0 wird betrieben von Waversesteenweg 136, 2500 Lier, Belgien, USt-IdNr. BE1010.281.922 („wir“). Fragen zu deinen Daten: Schick sie über unser Kontaktformular oder schreib an [email protected].

Zwei Rollen

  • Wir entscheiden (Verantwortlicher) über die Daten der Besucher dieser Website, von Personen, die uns kontaktieren oder sich in die Warteliste eintragen, und von den Personen, die inbox0 nutzen (ihr Konto und ihre Abrechnung).
  • Wir arbeiten für unsere Kunden (Auftragsverarbeiter) bei den E-Mails in den Postfächern, die sie verbinden. Ein Unternehmen, das inbox0 nutzt, entscheidet, welche Postfächer es verbindet und was mit seinen E-Mails passiert. Wir speichern und verarbeiten sie nur in seinem Auftrag, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, der Teil unserer Bedingungen ist.

Besucher dieser Website

Wir messen mit EventsLake, unserem eigenen Analyse-Tool, wie diese Website genutzt wird: welche Seiten gelesen werden, woher Besucher kommen (etwa von einer Suchmaschine oder einer Kampagne), ihr Land und Gerät und welche Buttons und Formulare sie nutzen. Dafür wird ein eigenes Cookie auf inbox0.eu gesetzt, um wiederkehrende Besucher zu erkennen. Keine Werbe-Cookies, und nichts wird mit Werbetreibenden geteilt. Unsere Server speichern außerdem kurze technische Protokolle (etwa die IP-Adresse und die aufgerufene Seite), um die Website sicher und funktionsfähig zu halten. Sie werden nach etwa zwei Wochen gelöscht.

Kontaktformular und Warteliste

Dein Vor- und Nachname, deine E-Mail-Adresse, dein Unternehmen und deine Nachricht, um dir zu antworten oder dich reinzulassen. Gegen Spam nutzen die Formulare Cloudflare Turnstile, das prüft, ob ein Mensch sie absendet, und wir speichern die IP-Adresse des Absenders. Nachrichten bewahren wir so lange auf, wie wir sie brauchen, um dir zu helfen, höchstens zwei Jahre. Du kannst die Warteliste jederzeit verlassen.

Personen, die inbox0 nutzen

  • Dein Name und deine E-Mail-Adresse, um dich mit einem Code oder Link per E-Mail anzumelden (wir nutzen nie Passwörter) und dir die Benachrichtigungen zu schicken, die du gewählt hast.
  • Ein Cookie im Dashboard, das dich angemeldet hält. Keine Werbe- oder Tracking-Cookies.
  • Wie du inbox0 nutzt (etwa einen Posteingang oder eine Regel anlegen, einen Vorschlag annehmen oder eine Automation ausführen), mit deinem Namen und deiner E-Mail, damit wir sehen, was funktioniert, dir helfen können, wenn etwas schiefgeht, und das Produkt verbessern. Dafür nutzen wir unser eigenes Analyse-Tool EventsLake. Es erhält nie den Inhalt von E-Mails oder die Daten der Personen, die dir schreiben: nur Zahlen, IDs und Status.
  • Wenn du zahlst: dein Firmenname, deine Adresse und USt-IdNr. für die Rechnung. Kartendaten gehen direkt an Stripe; wir sehen sie nie.

Die E-Mails in deinen Postfächern (im Auftrag unserer Kunden)

  • Wenn ein Unternehmen ein Gmail-Postfach verbindet, lesen und speichern wir dessen E-Mails und Anhänge (Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt), um sie zu sortieren, im Dashboard anzuzeigen und die Regeln und Automationen des Unternehmens auszuführen.
  • Die Verbindung zu Google ist verschlüsselt. Die Zugriffstokens werden verschlüsselt gespeichert, und ein Unternehmen kann ein Postfach jederzeit trennen, womit jeder Zugriff endet.
  • Unsere Nutzung von Daten aus Google-APIs folgt der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir nutzen sie nicht für Werbung, wir verkaufen sie nicht und lassen keine Menschen sie lesen, außer mit Erlaubnis des Unternehmens, aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.
  • Automationen schicken E-Mails oder Felder nur an die Tools, die ein Unternehmen gewählt hat, etwa einen Aufgabenmanager, ein CRM oder ein Buchhaltungstool. Ab dort gelten die Bedingungen dieses Tools.

KI: Sie schlägt vor, ein Mensch entscheidet

  • Was die KI liest: die E-Mail, die früheren E-Mails im Gespräch mit dieser Person und die Beschreibungen der Posteingänge, Vorlagen und Anweisungen des Unternehmens.
  • Was sie tut: Sie schlägt einen Posteingang, einen nächsten Schritt oder einen Antwortentwurf vor, oder liest Felder aus einer E-Mail für eine Automation, die das Unternehmen eingerichtet hat. Antworten werden in der Sprache der Person geschrieben, die geschrieben hat.
  • Was sie nie tut: Sie schickt keine Antwort und trifft keine Entscheidung über eine Person von selbst. Die Vorschläge des Assistenten werden von einem Menschen angenommen oder abgelehnt. Es gibt also keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Artikel 22 DSGVO.
  • Schutz: E-Mails können der KI keine Befehle geben. Text in einer E-Mail, der die KI steuern will, wird markiert und ignoriert.
  • Wo sie läuft: bei Google Cloud (Vertex AI) in der EU, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Google nutzt die Daten nicht zum Trainieren seiner Modelle, und wir auch nicht.

Wer uns hilft (Unterauftragsverarbeiter)

  • Amazon Web Services: unsere Server, Datenbank und Dateispeicher, in Paris (Frankreich).
  • Google: die Gmail-Verbindung und die KI (Vertex AI, in der EU).
  • Cloudflare: schützt unsere Websites, macht sie schnell und prüft unsere Formulare auf Spam.
  • Twilio SendGrid: verschickt unsere eigenen E-Mails, etwa Anmeldecodes und Benachrichtigungen (USA, mit EU-Standardvertragsklauseln).
  • Expo: stellt Push-Benachrichtigungen an die Handy-App zu (USA, mit EU-Standardvertragsklauseln). Nur ein kurzer Benachrichtigungstext, nie eine ganze E-Mail.
  • Stripe: Zahlungen und Rechnungen.
  • EventsLake: unser eigenes Analyse-Tool für diese Website und das Dashboard, gehostet in der EU. Nie der Inhalt von E-Mails.

Wir verkaufen nie personenbezogene Daten, und wir nutzen deine E-Mails nicht zum Trainieren von KI.

Wie lange wir Daten aufbewahren

  • Kontodaten: solange du inbox0 nutzt, und bis zu 30 Tage nachdem du gehst.
  • E-Mails: solange das Postfach verbunden ist und das Unternehmen sie behält. Wenn ein Unternehmen ein Postfach trennt oder sein Konto schließt, werden seine E-Mails innerhalb von 30 Tagen gelöscht, und innerhalb von weiteren 30 Tagen aus unseren Backups.
  • Kontaktnachrichten und Warteliste: höchstens zwei Jahre.
  • Rechnungen: so lange, wie das belgische Buchhaltungsrecht es verlangt (7 Jahre).

Sicherheit

Alles wird verschlüsselt übertragen (HTTPS). Postfach-Tokens werden verschlüsselt gespeichert. Jedes Projekt sieht nur seine eigenen Daten, und innerhalb eines Projekts sehen Personen nur die Posteingänge, auf die sie Zugriff haben. Wir machen jede Nacht ein Backup, das 30 Tage aufbewahrt wird. Nur wenige Personen in unserem Team haben Zugang zu den Servern, und nur, um inbox0 am Laufen zu halten.

Deine Rechte

Du kannst verlangen, deine Daten einzusehen, zu berichtigen, zu übertragen oder zu löschen, oder ihrer Nutzung widersprechen. Schick deine Anfrage über unser Kontaktformular oder an [email protected], und wir antworten innerhalb eines Monats. Hast du einem Unternehmen geschrieben, das inbox0 nutzt? Dann entscheidet dieses Unternehmen über deine E-Mail: Frag dort nach, oder frag uns, und wir leiten es weiter. Du kannst dich auch bei der belgischen Datenschutzbehörde beschweren (dataprotectionauthority.be).

Änderungen

Wenn wir diese Erklärung ändern, aktualisieren wir das Datum oben. Wichtige Änderungen kündigen wir unseren Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an.