Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza inbox0, w jakim celu, jak długo i jakie masz prawa. Piszemy krótko i prostym językiem.

Kim jesteśmy

inbox0 jest prowadzone z adresu Waversesteenweg 136, 2500 Lier, Belgia, VAT BE1010.281.922 („my”). Pytania o twoje dane wyślij przez nasz formularz kontaktowy lub na adres [email protected].

Dwie role

• Decydujemy (administrator) o danych osób odwiedzających tę stronę, osób, które się z nami kontaktują lub dołączają do listy oczekujących, oraz osób korzystających z inbox0 (ich konta i rozliczeń).
• Działamy dla naszych klientów (podmiot przetwarzający) w zakresie e-maili w skrzynkach, które łączą. Firma korzystająca z inbox0 decyduje, które skrzynki łączy i co dzieje się z jej e-mailami. My jedynie przechowujemy je i przetwarzamy w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, która jest częścią naszego regulaminu.

Osoby odwiedzające tę stronę

Mierzymy, jak używana jest ta strona, za pomocą EventsLake, naszego własnego narzędzia analitycznego: które strony są czytane, skąd przychodzą odwiedzający (np. z wyszukiwarki lub kampanii), ich kraj i urządzenie oraz z których przycisków i formularzy korzystają. Ustawia ono jedno własne ciasteczko (first-party) na inbox0.eu, aby rozpoznać powracającego odwiedzającego. Bez ciasteczek reklamowych i bez udostępniania czegokolwiek reklamodawcom. Nasze serwery prowadzą też krótkie logi techniczne (np. adres IP i żądaną stronę), aby strona była bezpieczna i działała. Są one usuwane po około dwóch tygodniach.

Formularz kontaktowy i lista oczekujących

Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, firma i wiadomość, aby ci odpowiedzieć lub cię wpuścić. Aby chronić się przed spamem, formularze korzystają z Cloudflare Turnstile, które sprawdza, czy wysyła je człowiek, a my zachowujemy adres IP nadawcy. Wiadomości przechowujemy tak długo, jak to potrzebne, by ci pomóc, i maksymalnie dwa lata. Z listy oczekujących możesz się wypisać w każdej chwili.

Osoby korzystające z inbox0

• Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, aby logować cię kodem lub linkiem wysłanym e-mailem (nigdy nie używamy haseł) i wysyłać wybrane przez ciebie powiadomienia.
• Jedno ciasteczko w panelu, które utrzymuje cię zalogowanym. Bez ciasteczek reklamowych ani śledzących.
• Sposób, w jaki korzystasz z inbox0 (np. tworzenie skrzynki lub reguły, akceptowanie podpowiedzi czy uruchamianie automatyzacji), wraz z twoim imieniem i nazwiskiem oraz e-mailem, abyśmy widzieli, co działa, mogli pomóc, gdy coś pójdzie nie tak, i ulepszać produkt. Używamy do tego naszego własnego narzędzia analitycznego EventsLake. Nigdy nie otrzymuje ono treści e-maili ani danych osób, które do ciebie piszą: tylko liczby, identyfikatory i statusy.
• Gdy płacisz: nazwę firmy, adres i numer VAT do faktury. Dane karty trafiają bezpośrednio do Stripe; nigdy ich nie widzimy.

E-maile w twoich skrzynkach (w imieniu naszych klientów)

• Gdy firma łączy skrzynkę Gmail, odczytujemy i przechowujemy jej e-maile i załączniki (nadawców, odbiorców, tematy, treść), aby je sortować, pokazywać w panelu i wykonywać reguły i automatyzacje firmy.
• Połączenie z Google jest szyfrowane. Tokeny dostępu są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a firma może w każdej chwili odłączyć skrzynkę, co kończy wszelki dostęp.
• Korzystamy z danych z interfejsów API Google zgodnie z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. Nie używamy ich do reklamy, nie sprzedajemy ich i nie pozwalamy ludziom ich czytać, chyba że za zgodą firmy, ze względów bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.
• Automatyzacje wysyłają e-maile lub pola wyłącznie do narzędzi wybranych przez firmę, np. menedżera zadań, CRM lub programu księgowego. Od tego momentu obowiązują warunki danego narzędzia.

AI: podpowiada, człowiek decyduje

• Co czyta AI: e-mail, wcześniejsze e-maile z rozmowy z tą osobą oraz opisy skrzynek, szablony i instrukcje firmy.
• Co robi: podpowiada skrzynkę, kolejny krok lub szkic odpowiedzi albo odczytuje pola z e-maila na potrzeby automatyzacji ustawionej przez firmę. Odpowiedzi są pisane w języku osoby, która napisała.
• Czego nigdy nie robi: nie wysyła sama odpowiedzi i nie podejmuje sama decyzji dotyczących osoby. Podpowiedzi Asystenta akceptuje lub odrzuca człowiek. Nie ma więc zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
• Ochrona: e-maile nie mogą wydawać AI poleceń. Tekst w e-mailu, który próbuje sterować AI, zostaje oznaczony i pominięty.
• Gdzie działa: w Google Cloud (Vertex AI) w UE, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Google nie używa tych danych do trenowania swoich modeli, my również nie.

Kto nam pomaga (podmioty przetwarzające)

• Amazon Web Services: nasze serwery, baza danych i przechowywanie plików, w Paryżu (Francja).
• Google: połączenie z Gmailem i AI (Vertex AI, w UE).
• Cloudflare: chroni nasze strony, przyspiesza je i sprawdza nasze formularze pod kątem spamu.
• Twilio SendGrid: wysyła nasze własne e-maile, np. kody logowania i powiadomienia (Stany Zjednoczone, ze standardowymi klauzulami umownymi UE).
• Expo: dostarcza powiadomienia push do aplikacji na telefon (Stany Zjednoczone, ze standardowymi klauzulami umownymi UE). Tylko krótki tekst powiadomienia, nigdy cały e-mail.
• Stripe: płatności i faktury.
• EventsLake: nasze własne narzędzie analityczne dla tej strony i panelu, hostowane w UE. Nigdy treść e-maili.

Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych i nie używamy twoich e-maili do trenowania AI.

Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta: tak długo, jak korzystasz z inbox0, i do 30 dni po odejściu.
• E-maile: tak długo, jak skrzynka jest połączona i firma je przechowuje. Gdy firma odłączy skrzynkę lub zamknie konto, jej e-maile są usuwane w ciągu 30 dni, a z naszych kopii zapasowych w ciągu kolejnych 30 dni.
• Wiadomości kontaktowe i lista oczekujących: maksymalnie dwa lata.
• Faktury: tak długo, jak wymaga tego belgijskie prawo rachunkowe (7 lat).

Bezpieczeństwo

Wszystko jest przesyłane w postaci szyfrowanej (HTTPS). Tokeny skrzynek są przechowywane zaszyfrowane. Każdy projekt widzi tylko własne dane, a w ramach projektu ludzie widzą tylko skrzynki, do których mają dostęp. Co noc robimy kopię zapasową, przechowywaną przez 30 dni. Dostęp do serwerów ma tylko kilka osób z naszego zespołu i wyłącznie po to, by inbox0 działało.

Twoje prawa

Możesz poprosić o wgląd w swoje dane, ich poprawienie, przeniesienie lub usunięcie albo sprzeciwić się sposobowi, w jaki z nich korzystamy. Wyślij prośbę przez nasz formularz kontaktowy lub na [email protected], a odpowiemy w ciągu miesiąca. Ktoś napisał do firmy, która korzysta z inbox0? Wtedy o twoim e-mailu decyduje ta firma: zapytaj ją albo zapytaj nas, a przekażemy prośbę dalej. Możesz też złożyć skargę do belgijskiego organu ochrony danych (dataprotectionauthority.be).

Zmiany

Gdy zmieniamy tę politykę, aktualizujemy datę na górze. O ważnych zmianach informujemy naszych klientów e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej.