Naar de inhoud

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 3 november 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens inbox0 verwerkt, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn. We houden het kort en in gewone woorden.

Wie we zijn

inbox0 wordt uitgebaat vanuit Waversesteenweg 136, 2500 Lier, België, btw BE1010.281.922 (“wij”). Vragen over je gegevens: stuur ze via ons contactformulier, of schrijf naar [email protected].

Twee rollen

  • Wij beslissen (verwerkingsverantwoordelijke) over de gegevens van bezoekers van deze website, mensen die contact met ons opnemen of zich op de wachtlijst zetten, en de mensen die inbox0 gebruiken (hun account en facturatie).
  • Wij werken voor onze klanten (verwerker) voor de e-mails in de mailboxen die zij koppelen. Een bedrijf dat inbox0 gebruikt, beslist welke mailboxen het koppelt en wat er met zijn e-mails gebeurt. Wij bewaren en verwerken ze alleen in zijn naam, onder een verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze voorwaarden.

Bezoekers van deze website

We meten hoe deze website gebruikt wordt met EventsLake, onze eigen analysetool: welke pagina’s gelezen worden, waar bezoekers vandaan komen (zoals een zoekmachine of een campagne), hun land en toestel, en welke knoppen en formulieren ze gebruiken. Het plaatst één eigen cookie op inbox0.eu om een terugkerende bezoeker te herkennen. Geen advertentiecookies, en niets wordt gedeeld met adverteerders. Onze servers houden ook korte technische logs bij (zoals het IP-adres en de gevraagde pagina) om de site veilig en werkend te houden. Die worden na ongeveer twee weken verwijderd.

Het contactformulier en de wachtlijst

Je voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijf en bericht, om je te antwoorden of je binnen te laten. Om spam tegen te houden, gebruiken de formulieren Cloudflare Turnstile, dat controleert of een persoon ze verstuurt, en bewaren we het IP-adres van de afzender. We bewaren berichten zo lang als nodig om je te helpen, en maximaal twee jaar. Je kunt de wachtlijst op elk moment verlaten.

Mensen die inbox0 gebruiken

  • Je naam en e-mailadres, om je in te loggen met een code of link per e-mail (we gebruiken nooit wachtwoorden) en om je de meldingen te sturen die je koos.
  • Eén cookie in het dashboard die je ingelogd houdt. Geen advertentie- of trackingcookies.
  • Hoe je inbox0 gebruikt (zoals een inbox of regel aanmaken, een voorstel aanvaarden of een automatisatie laten lopen), met je naam en e-mail, zodat we kunnen zien wat werkt, je kunnen helpen als er iets misloopt en het product kunnen verbeteren. We gebruiken hiervoor onze eigen analysetool, EventsLake. Die krijgt nooit de inhoud van e-mails of de gegevens van de mensen die je schrijven: alleen aantallen, id’s en statussen.
  • Als je betaalt: je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer voor de factuur. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe; wij zien ze nooit.

De e-mails in je mailboxen (in naam van onze klanten)

  • Als een bedrijf een Gmail-mailbox koppelt, lezen en bewaren we de e-mails en bijlagen ervan (afzenders, ontvangers, onderwerpen, inhoud) om ze te sorteren, ze in het dashboard te tonen en de regels en automatisaties van het bedrijf te laten lopen.
  • De verbinding met Google is versleuteld. De toegangstokens worden versleuteld bewaard, en een bedrijf kan een mailbox op elk moment loskoppelen, waardoor alle toegang stopt.
  • Ons gebruik van gegevens uit Google API’s volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. We gebruiken ze niet voor advertenties, we verkopen ze niet en we laten geen mensen ze lezen, behalve met toestemming van het bedrijf, voor de veiligheid, of als de wet het vereist.
  • Automatisaties sturen e-mails of velden alleen naar de tools die een bedrijf gekozen heeft, zoals een takenbeheer, een CRM of een boekhoudtool. Vanaf daar gelden de eigen voorwaarden van die tool.

AI: hij stelt voor, een persoon beslist

  • Wat de AI leest: de e-mail, de eerdere e-mails in het gesprek met die persoon, en de inboxbeschrijvingen, sjablonen en instructies van het bedrijf.
  • Wat hij doet: hij stelt een inbox, een volgende stap of een ontwerpantwoord voor, of leest velden uit een e-mail voor een automatisatie die het bedrijf heeft ingesteld. Antwoorden worden geschreven in de taal van wie schreef.
  • Wat hij nooit doet: hij verstuurt geen antwoord en neemt geen beslissing over een persoon op eigen houtje. De voorstellen van de Assistent worden door een persoon aanvaard of geweigerd. Er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 van de AVG.
  • Bescherming: e-mails kunnen de AI geen bevelen geven. Tekst in een e-mail die de AI probeert te sturen, wordt gemarkeerd en genegeerd.
  • Waar hij draait: bij Google Cloud (Vertex AI) in de EU, onder een verwerkersovereenkomst. Google gebruikt de gegevens niet om zijn modellen te trainen, en wij ook niet.

Wie ons helpt (subverwerkers)

  • Amazon Web Services: onze servers, database en bestandsopslag, in Parijs (Frankrijk).
  • Google: de Gmail-koppeling, en de AI (Vertex AI, in de EU).
  • Cloudflare: beschermt onze websites, maakt ze snel en controleert onze formulieren op spam.
  • Twilio SendGrid: verstuurt onze eigen e-mails, zoals inlogcodes en meldingen (Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de EU).
  • Expo: bezorgt pushmeldingen aan de gsm-app (Verenigde Staten, met de standaardcontractbepalingen van de EU). Alleen een korte meldingstekst, nooit een hele e-mail.
  • Stripe: betalingen en facturen.
  • EventsLake: onze eigen analysetool voor deze website en het dashboard, gehost in de EU. Nooit de inhoud van e-mails.

We verkopen nooit persoonsgegevens, en we gebruiken je e-mails niet om AI te trainen.

Hoe lang we gegevens bewaren

  • Accountgegevens: zo lang je inbox0 gebruikt, en tot 30 dagen nadat je vertrekt.
  • E-mails: zo lang de mailbox gekoppeld is en het bedrijf ze bewaart. Als een bedrijf een mailbox loskoppelt of zijn account sluit, worden de e-mails binnen 30 dagen verwijderd, en uit onze back-ups binnen nog eens 30 dagen.
  • Contactberichten en de wachtlijst: maximaal twee jaar.
  • Facturen: zo lang als de Belgische boekhoudwetgeving vereist (7 jaar).

Beveiliging

Alles wordt versleuteld verstuurd (HTTPS). Mailboxtokens worden versleuteld bewaard. Elk project ziet alleen zijn eigen gegevens, en binnen een project zien mensen alleen de inboxen waartoe ze toegang hebben. We maken elke nacht een back-up, die 30 dagen bewaard blijft. Slechts een paar mensen in ons team kunnen aan de servers, en alleen om inbox0 draaiende te houden.

Je rechten

Je kunt vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, over te dragen of te verwijderen, of bezwaar maken tegen hoe we ze gebruiken. Stuur je verzoek via ons contactformulier of naar [email protected], en we antwoorden binnen een maand. Heb je geschreven naar een bedrijf dat inbox0 gebruikt? Dan beslist dat bedrijf over je e-mail: vraag het aan hen, of vraag het aan ons en we geven het door. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be).

Wijzigingen

Als we dit beleid wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Belangrijke wijzigingen kondigen we minstens 30 dagen op voorhand per e-mail aan onze klanten aan.